الطريقة الأكثر فاعلية لإنجاز المهام وإدارة المشاريع

هل فكرت يوماً في تنظيم حياتك كما لو كانت مجموعة من المشاريع؟!

برأي هذه واحدة من أكثر الطرق فاعلية للبقاء منظماً وتحقيق أهدافك، والتي أعتمد عليها بشكل دائم منذ أكثر من سنتين. دعوني أخبركم كيف تعمل هذه الطريقة البسيطة.

في هذه الطريقة أعامل كل شيء في حياتي وعملي كمشروع، لكن ما هو المشروع؟

المشروع هو عمل أو مجموعة من الاعمال التي تبدأ وتنتهي في وقتين محددين ولهدف محدد، هذا المشروع يمكن أن يكون صغير مثل تصميم سيرة ذاتية أو مشروع كبير مثل تصميم موقع إلكتروني كامل أو حتى حضور دورة تدريبية أحضرها أو قراءة كتاب.

فكل شيء في حياتي مقسم لهذه المجلدات الثلاثة الرئيسية:

1. المشاريع الحالية: هي التي تعمل عليها الآن ويجب أن تحظى بأكبر قدر من الانتباه والتركيز.
2. المشاريع القادمة: هذه في انتظار دورها حيث أخطط لها وأستعد للبدء فيها مستقبلاً.
3. المشاريع المؤرشفة: هي المشاريع التي أكملتها ويمكن الرجوع إليها في الأيام.

المشاريع الحالية يجب أن لا تزيد عن 5 مشاريع في الوقت نفسه، وعندما أنتهي من أحدها فأنقله إلى المشاريع المؤرشفة وأضيف مشروع جديد من المشاريع القادمة في المشاريع الحالية وهكذا...

هذا الطريقة ساعدتني أيضاً في تنظيم الملفات، فقديماً كنت أنظم الملفات بالطريقة التقليدية التي تعتمد على التصنيفات الرئيسية مثل الدورات والكتب والعمل وغيرها، لكن هذه الطريقة غير فعالة لأن الأمور تخرج بسرعة عن السيطرة وتضيع الملفات بين المجلدات، لكن مع طريقة المشاريع فكل الملفات التي تخص مشروع معين تكون في المجلد الخاص بالمشروع، وإذا احتجت لملف ما في المستقبل، فيسهل علي تذكر مكانه لأنني ربطته بمشروع محدد.

وطبعاً لكي تكون هذه الطريقة فعالة فأنا أعتمد على هذا التقسيم في كل مكان أو أداة أستخدمها لإدارة هذه المشاريع مثل: مدير الملفات، أنا، ميكروسوفت تو دو، نوشن، Gmail

تجربتي مع هذه الطريقة غيرت حياتي حرفياً بعد سنوات من المعاناة في إدارة المشاريع والمهام والملفات، وأعتقد بأنها ستغير حياتك لأن إدارة حياتك بهذه الطريقة ستسمح لك بإدارة وقتك ومواردك بكفاءة أكبر. فمثلًا عندما تنظر إلى هواياتك أو التزاماتك كمشاريع حالية، يمكنك تقدير الوقت والجهد الذي تحتاج لتخصيصه لكل منها بشكل أدق، بالإضافة إلى أن تصنيفها بهذه الطريقة يجعل من السهل تحديد ما يجب تأجيله وما يجب العمل عليه الآن، وبالتالي تزيد إنتاجيتك وتقلل من التسويف والتشتت.

هل جربتم هذه الطريقة من قبل، وما هي الطريقة التي تعتمدون عليها حالياً لإدارة حياتكم ومشاريعكم؟