تبسيط إجراءات العمل

-قف بالطابور، فدورك لم يأتي بعد.

-الجميع يا سيدي مستعجلون ولست وحدك مَن قطعت كلّ هذه المسافة لتنهي معاملتك!!

-يلزمك طوابع، اذهب للحصول عليها ولا تعد اليوم، لأننا سنغلق بعد نصف ساعة.

-معاملتك لم تنتهي، فالموظف المعني بها مجاز.

-أنا بمزاج سئ اليوم، عد لاحقاً.

-عد غداً، النظام معطل.

هل واجهتم هذا الأمر مسبقاً؟،

أعذار، أعذار، أعذار، وحين تعترض (تأخرت معاملتي) تأتيك الإجابة بأنّ هذه إجراءات العمل لدينا، إن لم يعجبك إذهب واشتكي!!، لكننا ندرك بأننا لو اشتكينا فقد نخسر أياماً إضافية دون أن تنتهي معاملتنا على بساطتها!!.

لطالما كرهت التعاملات الورقية، والطوابير التي تنتظر الدور، حيث يُشعرني هذا الأمر بفوضى عارمة، وبأعمال لا تنجَز، لكنني أدرك أنه حتى تستكمل المعاملة الموافقات اللازمة، يجب أن تمرّ بسلسلة من الإجراءات.

دعونا نتساءل أين تكمن المشكلة؟

إنها ليست بموظف لا يرغب بالعمل، ولا بوجود طابور كبير من المراجعين، المشكلة تكمن في إجراءات معقدة، وخطوات لا داعي لها، تجعل من خيار المزاجية وعدم إنجاز الأعمال بوقتها أمراً واقعاً.

لماذا هذا التعقيد؟؟

ببساطة، لوجود نظم غير صالحة/غير مناسبة/غير محدّثة، مما ينتج عنه صعوبات فى إجراءات العمل، الأمر الذي يعني تزايد الأخطاء، والخضوع لمزاجية الموظف.

من هنا انطلق مبدأ تبسيط إجراءات العمل، لتحسين الأداء في أي منظمة، فما تزال أغلب الشركات تعاني من المشاكل الإدارية والتقنية نتيجة صعوبة وتعقيد إجراءات العمل بها، حيث يعمل تبسيط الإجراءات على تحديد أسباب نقاط الضعف لتلافيها، ويكون ذلك من خلال:

1. دراسة إجراءات العمل وتحديد أوجه القصور والضعف بها، والإبقاء على الإجراءات الرئيسية وحذف الأنشطة والإجراءات غير الضرورية التي تؤدي لتعقيد وتأخير الأعمال.
2. وضع خطة للتطوير والتحديث بناء على العمليات الرئيسية التي يجب القيام بها.
3. كتابة إجراءات العمل، لتوفير نظام إلكتروني وفق تكنولوجيا حديثة سهل الاستخدام.
4. تدريب العاملين على الأنظمة الجديدة.

إنّ كتابة وتوثيق إجراءات العمل تضمن توفير إجراءات منظمة، مما يعني إجراءات مبسّطة تقوم على توفير الوقت والجهد، ورفع كفاءة وفعالية العمليات، وسهولة اكتشاف الأخطاء ونقاط الضعف، وتوزيع المهام والمسؤوليات بشكل عادل.

ما أستغربه حقاً، عدم قيام العديد من المؤسسات (الحكومية والخاصة) والعديد من الشركات الريادية بالعمل على تبسيط إجراءات العمل لديها، رغم ما للعملية من فوائد كثيرة تتمثل بالآتي:

1. الحدّ الأدنى من العاملين للقيام بالمهام المحددة.
2. إنجاز المهام بالشكل الأمثل وفي المدة الأقصر.
3. تحسن أداء العاملين.
4. عدم خضوع الأعمال لمزاجية العامل، وضمان عدم التلاعب بالأعمال الموكلة إليه.
5. زيادة رضا العملاء والأطراف المتعاملة مع المؤسسة.
6. زيادة الأرباح المبنية على زيادة المتعاملين، كون العميل معنيّ بإنجاز معاملته بالمدة الأقصر والشكل الأمثل.
7. إمكانية التحديث والتطوير تبعاً للحاجة الحالية.

كمراجع، أو موظف، أو صاحب مؤسسة، هل تواجه تعقيد في إنجاز الأعمال المطلوبة نظراً لتعدد الإجراءات؟ إذا لم يكن تبسيط الإجراءات هو الحلّ الأمثل ماذا تقترح لعلاج مشكلة تأخر إنجاز الأعمال المطلوبة؟ شاركوني رأيكم وتجاربكم، ومعاناتكم، فهذا الأمر بحقّ يهمني الاطلاع عليه.