"أنا لا اجد وقتاً لتنفيذ ما أريد"

"أتمنى أن يصبح اليوم 25 ساعة"

"أنا مشغول دائماً"

عبارات شائعة تدور بذهننا يومياً، لم نعد نتحكم في الوقت، المشتتات والملهيات كثيرة، نقفز بين مهمة واخرى متخيلين اننا رواد "تعدد المهام" - التي هى بالمناسبةخرافة، فالدماغ لا يستطيع ان يقوم باكثر من مهمة في نفس الوقت كل ما يفعله انه سيقسم قدراتة على تلك المهام وينفذها بشكل خطي واحدة تلو الاخرى، الدماغ لا يستطيع ان ينفذ المهام بشكل متوازي.

دائماً ما ابحث عن طرق لزيادة الانتاجية وتقليل الفاقد من الوقت لاحقق الغاية: ان انفذ مهام اكثر في اليوم. احد الكتب التي قرأتها في هذا الموضوع هو كتاب "Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time" واحد من اكثر الكتب مبيعاً (1) ل براين تريسي والذي لقبة رءوف شبايك في احدى مقالاته ب "محاضر النجاح" (2)

عنوان الكتاب غريب " كُلْ هذا الضفدع" ... ما علاقة هذا بالانتاجيه ؟!

فكرة عنوان الكتاب ان "الضفادع" شكلها مقيت، وايضاً صوتها مزعج، تخيل انك مدعو على وجبة غذاء تحتوي على "ضفادع" مطبوخة، طبعاً امر مزعج للغاية، الكاتب يريدك ان تتخيل ان المهام هي كالضفادع مقيتة ومزعجة، يجب ان تتعلم كيف تتعامل معها حتى تصبح في النهاية قادراً على اكلها.

خلال قرائتي للكتاب لخصت عدداً من الافكار والنصائح التى اشاركها معكم في السطور القادمة، بالطبع هذة الخلاصة لا تغني عن قراءة الكتاب والذي انصحكم بقراءته بشده ...

شـاهـد المنضدة كلها

حدد اهدافك بالضبط، اكتبها على ورقة، ثم حدد وقت لانهائها ووقت آخر بديل، ثم ضع قائمة لكل شئ يمكن ان تفكر فيه سيوصلك لهذا الهدف، نظم قائمة المهام في خطة حسب الاولويه والترتيب، خذ فعل سريع لخطتك، ضعها فى جدولك اليومي.

اجعل الخطة سنويه وابدأ بتنفيذ الهدف الذى يمكن ان يغير حياتك للافضل

خطط كل يوم مسبقـاً

خطط يومك في الليلة التي تسبقه، اعمل وفق قوائم Lists ، كلما طرأ شئ جديد ضعه في اسفل القائمة ولا تنفذة على الفور، اصنع قائمة اهداف سنوية، شهرية، اسبوعية، يومية.

طبق قاعــــدة 20/80

20% من الامور التي يتطلب ان تقوم بها حيوية و 80% تافهه، ركز على تنفيذ المهام التي تمثل ال 20%، اسأل نفسك قبل اي مهمة هل هي من ال 20% الحيوية ام من ال 80% التافهيين، ثم ابدأ بالاهم.

ضع فى اعتبارك عواقب عدم تنفيذ المهام

التفكير على المدي البعيد يحسن من قدرتك على اتخاذ قرارات قصيرة المدى، قبل ان تكتب اي مهمة اسأل نفسك، ما عواقب فعل او عدم فعل هذة المهمة ؟، لا يوجد وقت لفعل كل شئ ولكن يوجد وقت لفعل الاشياء المهمة دوماً،اضف 20% فوق الوقت الذي تعتقد انك ستستغرقة لتنفيذ مهمة ما، حدد اكبر مهمة من كل مهامك في هذة اللحظة ونفذها.

التسويف الابداعي

لن تستطيع تنفيذ كل شئ، يجب ان تتدرب علي تسويف بعض المهام الصغيرة، افعل الاسوا اولاً، وسوف المهام الاقل اهمية وقيمة، ان تقول "لا" احد اهم مهارات ادارة الوقت، اسأل نفسك: اذا لم اكن افعل ما افعله الان، واعرف ما اعرفة الان، هل كنت سابداً بهذه المهمة اليوم ؟

استخدم طريقة ABC لتقييم المهام

ضع قائمة بكل شئ تود ان تقوم به في يومك على ورقة، ضع قيمة لها من القيم التالية:

  • A شئ مهم جداً يجب تنفيذة وعدم تنفيذها سيؤدى لعواقب وخيمة.

  • B مهمة يجب ان اقوم بها ولكن ليست بدرجة اهمية المهام السابقة من نوع (A).

  • C من الجميل ان اقوم بها ولكن لا يوجد عواقب على عدم القيام بها.

  • D مهمة من الممكن ان يقوم بها شخص اخر.

  • E مهمة ليس لها اي اثر فهي لمتعتي الشخصية.

ركز على مناطق النتائج الرئيسية

انت تعمل في الشركة الآن لانه مطلوب منك تنفيذ مهام رئيسية بعينها، يفترض ان تكون بارع فيها (5-7مهام) انت وحدك مسؤول عنها اذا لم تنفذها لن ينفذها احد، اكتبها وضع لنفسك درجة فيها، ثم حدد المهارات او الخطوات لكي تحترف هذه المهام، ما انت ضعيف فيه يجب ان يكون على راس اولوياتك لتتقوى فيه. ناقش هذه المهام مع مدرائك.

طبق قاعدة الثلاثة

حدد اهم ثلاث اهداف تريد تحقيقها علي الاصعده الثلاث التاليه: الصعيد المهني والمادي، الصعيد الاسري والشخصي، الصعيد الصحي والجسماني، رتبهم بالاولوية وضع خطة لتنفيذهم.

تذكر ان جودة ما تقوم به في عملك هو ما يحتسب وكمية الوقت الذي تقضية مع عائلتك هو ما يهم.

استعد جيداً قبل البدء

اجعل المنضدة التي تعمل عليها لا تحمل اي شئ سوى تلك الاشياء التى ترتبط بالمهمة التي ستنفذها تواً، اجعل كل شئ قريب منك لكي لا تضطر للقيام من مكانك، اجعل المكان مريح، وبيئة عملك مريحة، تعود على ان تجعل المنضدة التي تعمل عليها مريحة.

لا تفكر في الصورة الكبيرة

احد اهم طرق عدم التسويف هو الا تفكر في المهمة الكبيرة التي امامك، فكر فيها كخطوات صغيرة، نفذ مهمة واحدة في المرة الواحدة وتيقن انك ستصل.

طـور مهاراتـك الاساسيـة

التعلم المستمر هو الحد الادني الضروري للنجاح في اي مجال، يمكن ان تتعلم اي شئ عليك فقط ان تعطيه الاولوية المناسبة، اقرا في المجال الذي ترغب في ان تتعلمه يومياً من 30-60 دقيقة، خذ دورة تدريبية في المهارة ودون ملاحظاتك، استمع لملفات صوتية للمهارة التي ترغب في تعلمها اثناء الاوقات البينية ( مثل المواصلات ).

حــدد القيـــود التـي تمنعــــك وما هـو الحــد الادنى النجاح

ما يفصلك عن هدفك هو قيد يجب ان تحددة وتكسرة، ما هو العامل الذي يحدد نجاحك في مهارة محددة من عدمة، معرفتك ذلك سيرشدك لما يجب ان تقوم به، تذكر ان 80% من العوامل التي تمنعك هي بداخلك، ان تبدا يومك بتحديك لهذا الذي يمنعك يعطيك ثقة وطاقة اكبر لتكمل يومك.

ضـــع نفســـك تحــت ضغـــط

كن قائداً للآخرين، ارفع من معاييرك لعملك وسلوكك، استيقظ مبكراً، اعمل بكد، تاخر قليلا في العمل، افعل اكثر مما يدفعون لك من اجلة، حافظ علي سمعتك امام نفسك، وحدد وقت لانهاء المهام التي تطلبها من نفسك. تخيل نفسك ستحصل على اجازة مدفوعة لفندق سياحي ستحصل عليها اذا انهيت مهامك، وانها ستذهب لغيرك ان لم تنفذ المهمة.

ارفع من طاقاتك الشخصية

عوامل النجاح هي الاهتمام بثلاث اصعدة ( الصحة الجسدية، العقلية، العاطفية)، انت تبدا بفقد انتاجيتك بعد 8 ساعات من العمل، التعب الاكثر يؤدي الي جودة عمل اقل، تستطيع الوصول لاعلي الجدار ولكنك لن تكمل، كما ان تغيير الروتين مثل الراحة للجسم تماماً، اطعم نفسك كما لو كنت رياضياً يحضرونك لبطولة عالمية.

روابط للإستزادة:-

(1)

http://www.amazon.com/Eat-T...

(2)

http://www.shabayek.com/blo...