Document Workflow (DW)
واحدة من أهم سلوكيات الإدارة الحديثة حين نتكلم عن دورة مستندية لأي تعاملات يعني هذا أننا أمام حزمة من التعاملات التي يجب المرور عليها لضمان حماية الحقوق، وتقليل الأخطاء ، وضبط جودة العمل، ورفع الجودة التشغيلية.
ماذا يعني بالدورة المستندية بالمشاريع أو أي تعاملات؟
هي سلسلة إجراءات يتم فيها إصدار المستند (مراجعته - إعتماده - تنفيذه - أرشفته ) وفق قواعد ثابتة تضمن صحة البيانات ومنع التلاعب، و تساعد على توثيق العمليات اليومية ماليًا وإداريًا وهندسيًا.
فأهميتها اليوم في ظل زحمة المعلومات وتشعب البنود لها ضرورة قصوى في ضبط العمليات وتوحيد خطوات العمل وتنظيمه وفوق آليه شديدة الإحترافية، من خلالها تعزز الشفافية والحد من الأخطاء والتجاوزات، ورفع جودة البيانات وتحسين إتخاذ القرار مع تسهيل الرقابة المالية والفنية، وضمان حقوق الأطراف وأصحاب المصلحة Stakholders من خلال المستندات المعتمدة.
العناصر:
- المستندات Documents:
- نماذج العمل الأساسية.
- الإجراءات Workflow:
- حركة المستند بين الجهات.
- المسؤوليات Responsibilities:
- من يصدر ويُراجع ويُعتمد.
- الضوابط Controls:
- توقيع وترقيم ونظام يمنع التلاعب.
- الأرشفة Archiving:
- حفظ المستندات للرجوع لاحقًا.
المراحل (Stages)
- الإنشاء Issuance:
- إعداد المستند لأول مرة
- المراجعةReview:
- التأكد من صحة البيانات.
- الإعتمادApproval:
- الموافقة الرسمية على الإجراء.
- التنفيذExecution:
- تطبيق ما ورد في المستند.
- الأرشفة Archiving:
- تخزين المستند في السجلات.
الأنواع Types
- مالية Financial
- إدارية Administrative
- هندسية Engineering
- لوجستية Logistics
- تشغيلية Operational
- قانونية Legal
اليوم في أي مشروع أو معاملات لا غنى عن إستخدام DW لكونها نظام رقابي ذكي يحافظ على دقة العمليات، ويضمن إستدامة العمل، ويمنح الإدارة القدرة على إتخاذ قرارات صحيحة مبنية على وثائق موثوقة، كلما كانت الدورة المستندية أقوى أصبح المشروع أكثر إنتظامًا وجودة.
التعليقات