ما هي وسائلكم لتحسين الإنتاجية؟

من الطبيعي أن نفكر في تحسين الإنتاجية خاصة وإن كنا نعتمد على العمل الحر، لأن الوقت حينها يكون متاحًا وبذلك قد نضيعه دون فائدة كبيرة. هناك عدة وسائل أعتمد عليها منذ مدة والبعض مازال جديدًا وأحاول التأقلم عليها، إليك بعض هذه الوسائل:

• إزالة كافة وسائل التشتيت، أقوم بإغلاق هاتفي كي لا أتلقى أي مكالمات أثناء العمل، أجلس في مكتبي منفردة، غير مسموح لأي شخص بالدخول طالما أنني أعمل.
• تقنية بومودورو، أو تقنية الطماطم.. أعتمد على تلك التقنية حينما اضطر للعمل عدة ساعات متتالية، وبالفعل تفيد في زيادة التركيز وتحسين الإنتاجية.
• تهيئة المكان من حولي ليناسب العمل، تجهيز الإضاءة المناسبة ورش معطر الجو.
• الاعتماد على بعض التطبيقات والمواقع مثل أداة أنا، حيث أنظم المهام وأتحكم في وقتي بشكل مناسب. كذلك بعض تطبيقات الكتابة مثل Google Docs توفر لي وقتًا ومجهودًا.
• عدم السماح للظروف الخارجية أن تؤثر عليا طالما بدأت العمل.
• ممارسة بعض الأمور التي أفضلها بين كل عمل وآخر.

أخبروني عن تجاربكم بالأمر، وهل هناك وسائل اعتمدتم عليها من واقع خبراتكم وكانت النتائج تستحق؟

في بداية انخراطي في العمل الحر، كنت أرى أن انجاز مشروع واحد مني في الاسبوع شيء مذهل وكأنني حققت انجازًا كبيرًا، لكن مع الوقت وتنفيذ أكثر من مشروع في نفس الوقت، شعرتُ بأنّ الأمور ستكون على ما يرام، فمثلًا أتذكر أنني نفذت مشروعين على منصة في آن واحد إلى جانب مشروع كبير لإحدى المنظمات عن بعد، لكن بعد ذلك شعرتُ بأن تركيزي أصبح أقل وللاسف شعرتُ بأن أدائي تراجع عما كنت أقوم به في السابق وبالتالي هذا بالتأكيد سيؤثر على وجود العملاء والتقييم.

برأيي أن تنظيم الوقت ووضع جدول نلتزم به يوميًا هو الحل الأول والآخير. في البداية الأمر قد يكون صعبًا لكن مع الوقت تصبح الأمور أفضل. فمن المفترض أن يكون لدينا منبه للساعة عندما تدق الساعة مثلًا الرابعة والنصف أو الخامسة صباحًا نستيقظ نقوم بتنفيذ بعض المهام التي تحتاج إلى ذهن صافي. هناك وجبة الفطور التي لا يُمكن تجاهلها.

مبدأ باريتو مفيد لمن يرتأي تقسيم وقته، التأمل واليقضة الذهنية مفيدة في الصباح، عدم تناول الطعام أثناء العمل على اللاب توب، فمن المفترض تناوله مع العائلة أو الخروج لربع أو نصف ساعة وتناول الطعام في المطعم مثلًا. أيضًا الشيء المهم أن نخصص مدة أطول للمواعيد النهائية لتنفيذ المشاريع، أو المبالغة في تقدير مدة تنفيذ المشروع، فهنا يجب أن نطيل المدة لأن المستقل قد يمر بظروف لا يتوقعها وخارجة عن إرادته.

أعتقد أن مهارة تنظيم الوقت وإدارته تعد من أهم المهارات اللازمة لتحسين الإنتاجية بشكل فعال، خاصة بمجال العمل الحر، وتوجد بعض النصائح التي ساعدتني على تنظيم وقتي إلى حد ما، وأرجو أن تساعدكم كذلك،

1. القيام بأكثر من عمل في وقت واحد يهدر الوقت، وكثرة الأعمال لا تعني بالضرورة كثرة الإنتاجية، لذا عليك تحديد ما تريد عمله؛ لأن إتقان إدارة الوقت يعني استغلاله بشكل فعّال.
2. إدارة الوقت هي أن تنظم وقتك وتقسمه على جميع مهامك اليومية بشكل يغطي جميع أنشطتك الحياتية لتجد نفسك في نهاية يومك قد أتممت جميع مهامك دون أن تقصر في جانب من جوانب حياتك.
3. انظر إلى قائمة المهام التي لديك، حاول أن تحصر المهام الكبيرة والمهام الصغيرة، ركز على المهام الصغيرة التي لا تحتاج الكثير من الوقت والمجهود، وحاول إنجازها معاً.
4. من أهم مهارات المستقل مهارة الرفض، رفض الأعمال الإضافية الغير مناسبة، والتي ستهدر وقت الأعمال الأساسية.

استخدام العديد من التطبيقات الخاصة بتسجيل المهام تؤدي لزيادة الإنتاجية حيث تقوم بتسجيل المهام التي تريد القيام بها، ويمكنك تصنيفها من خلال إضافة المشاريع التي تعمل عليها، وبعض التطبيقات يقوم باحتساب عدد الساعات والدقائق التي استغرقتها لإنجاز كل مشروع تعمل عليه، ويتم استخراج منحنى صاعد أو هابط بناءً على مقارنة النتائج الحالية بالنتائج السابقة وبناءً عليه يتم استخراج تقرير بكمية الأداء المحققة ومن خلالها يحكم الفرد على طريقته وأسلوبه في العمل وهل يستمر بنفس الطريقة أم يعمل على التطوير والتحسين.