حسب الدراسات والأبحاث التي تطل علينا بين كل لحظة ولحظة تفيد بأن تركيز المشاركين في أي اجتماع عمل يقل بعد مرور 30 إلى 40 دقيقة من بدايته، لِذا لو عقدت اجتماع عمل وأتحدث هنا عن الاجتماعات الإفتراضية تحديدًا، فكيف ستحافظ على تركيز المشاركين به؟
لو أتيحت لك رئاسة اجتماع عمل افتراضي، كيف ستحافظ على تركيز المشاركين به؟
في الاجتماعات الإلكترونية الأمر يختلف كثيراً عن الإجتماعات المادية، وطالما إن الظروف مختلفة تماماً فإن طرق جذب الإنتباه ستختلف أيضاً، وهناك العديد من الطرق التي تثير انتباه كافة المشاركين عن بعد في الاجتماع وأهمها هو أن يقوم كل مشارك في الاجتماع بفتح الكاميرا الخاصة به، وذلك ليضمن منسق الاجتماع عدم انشغال الحاضرين بأي وسيلة من وسائل التشتت، وأن يشرط منسق الاجتماع أن يجلس الحاضرون في مكان هادئ وألا يسمح لأحد بحضور الاجتماع وهو في وسيلة مواصلات أو في مكان به إزعاج، أضف إلى ذلك ضرورة أن يشرك المدير مرؤوسيه في الحديث، من خلال تطبيق مبدأ العصف الذهني المتمثل في أن يطرح أحد الحاضرين فكرة معينة ثم يعلق عليها جميع الحضور بالنقد أو بالتأييد، مع إبداء الأسباب المختلفة التي تدعو الموظف ليقبل فكرة أو يرفضها، وفي حالة الرفض سيكون مطالباً بأن يضيف عليها أو يستبدلها بفكرة أخرى يرى أنها مناسبة من وجهة نظره.
هذه كانت طرق بسيطة نستطيع من خلالها إثارة انتباه وحماس الحاضرين بالاجتماع الالكتروني، هل ترى أن هذه النصائح واقعية؟
هو أن يقوم كل مشارك في الاجتماع بفتح الكاميرا الخاصة به ، وذلك ليضمن منسق الاجتماع عدم انشغال الحاضرين بأي وسيلة من وسائل التشتت،
هناك اجتماعات لا يشترط بأن تفتح الكاميرا!
من خلال تطبيق مبدأ العصف الذهني المتمثل في أن يطرح أحد الحاضرين فكرة معينة ثم يعلق عليها جميع الحضور بالنقد أو بالتأييد، مع إبداء الأسباب المختلفة التي تدعو الموظف ليقبل فكرة أو يرفضها، وفي حالة الرفض سيكون مطالباً بأن يضيف عليها أو يستبدلها بفكرة أخرى يرى أنها مناسبة من وجهة نظره.
مبدأ العضف الذهني وطرح التساؤلات ومعرفة اراء الحضور، تساهم في تركيز الحضور.
بالنسبة للإجتماعات الإفتراضية من الصعب التحكم في تركيز المشاركين، ولو أظهر لنا البعض منهم أنه حاضرا ويستمع إلا أنه يقوم بتفيذ مهام أخرى كالأكل، القراءة، الكتابة وغيرها من الأمور التي تشتت الذهن، لذلك ليس هناك أفضل من الإجتماعات الحضورية.
لكن لو كنت حقا أقوم برئاسة إجتماع، سأسعى جاهدة لتركيز الإنتباه من خلال:
- مشاركة الأعضاء شاشة الحاسوب التي عليها تقديم للموضوع لعرضه أمامه، ولابد أن يراعي الموضوع التصميم الجيد وإستخدام الألوان، هذا الأمر سيجعله متفطنين بالنقاط التي نتحدث عنها حتى ولو كان البعض قد تشتت ذهنه لثواني.
- بعد كل 7 دقائق سأفتح معهم النقاش لمشاركة رأيهم في النقطة التي تحدثنا عنها.
- وبعد نهاية كل محور تطرقت له سأترك لهم المجال لطرح إستفساراتهم للإجابة عنها.
.. تركيز المشاركين في أي اجتماع عمل يقل بعد مرور 30 إلى 40 دقيقة من بدايته،..
ربما الحل البديهي أن تعطى إستراحة قصيرة للمشاركين بالإجتماع كل 40 دقيقة أو ساعة مثلا، لتجديد نشاطهم وإستجماع تركيزهم... وطبعا لا غنى عن إشراكهم بالنقاش أثناء الإجتماع.
تخيل نفسك في الوضع الذي انت ذاهب لتكون فيه (مثل طالب رسالة الماجستير-دورة-اجتماع عمل) كيف يقدم رسالته لذا دوما تخيل نفسك في أنك تقدم أفضل ما عندك واعجاب الناس. وفخور بنفسك.
الاجتماع الافتراضي (عن بعد) يحتاج الى مقومات لكي يتم الحفاظ على تركيز المشاركين ومنها: التأكد من الصوت الصورة قبل الدخول في الاجتماع المتزامن.
- الحفاظ على الهدوء في الغرفة التي تجلس فيها والطلب من اعضاء فريق الاجتماع ذلك لأجل توفر أجواء عدم تشويش.
- التزام المجتمعين بتعليماتي كمدير خاصة في طلبه كتم الصوت أو التحدث فيه او غير ذلك من متطلبات البيئة الايجابية بيني كرئيس وبين المجتمعين
- يجب ان يكون هناك خطة بديلة وذلك لاستمرار العمل تحت أي من الظروف (مثال توقف برنامج زووم، هنا يمكن الدخول الى الواتس اب والاستمرار في التقديم دون أي تردد او خوف ومهما كانت جودة المادة المقدمة)
- يجب ان يكون هناك جهاز لابتوب إضافي لتفادي أي إشكاليات.
- المغامرة عندي افسرها بأنه يجب ان تكون باتجاه الخطة البديلة وليس بالغرق في التحديات والمعيقات.
- استخدام الزووم مهارة يجب ان يكون مكان العرض مهيأ..
من المعروف أن نسبة الالتزام الطويل في متابعة اللقاءات الافتراضية هي قليلة نوعاً ما ، لأنها تفتقر للوجود الفعلي للأشخاص وتقاربهم من بعضهم كما يحدث في اللقاء الواقعي ، لذلك يفضل أن تكون لقاءات العمل الافتراضي لا تتجاوز مدتها ٤٥ دقيقة
وحتى لا يصاب المشاركون بالملل والكسل فإنني أقترح أن يتم توجيه الأسئلة للجميع على التوالي ومطالبة كل شخص على حدة بمناقشة جزئية معينة في العمل ، كما يمكنني أن أمنح المشاركين قسطاً من الراحة دون فض اللقاء ، يتخلل هذا الوقت تناول كوباً من الشاي أو تدخين سيجارة ..الخ
كما يجب قبل التخطيط في عمل لقاء عمل افتراضي أن نخبر المشاركين بمدة اللقاء لأن ذلك سيجعلهم يتجهزون نفسياً وعملياً .
هذا الاسلوب عايشته خلال تجربتي في العمل مع أكاديمية دراسات اللاجئين المختصة بإعداد الدراسات والأبحاث حول القضية الفلسطينية وبالفعل كانت جميع اللقاءات مثمرة غير مملة.
التعليقات